時間を切ること。タスクを切ること。型に流し込むこと。

今、僕は火・水・金だけ大学に通い、他の日は特に予定を入れずにメディアの執筆をしたり、ブログを書いたり、余暇に当てているが、実は大学のある火水木の方が勉強以外のタスクの捗りがいい。

というのも、確実に何かをしていなければいけない時間が決まっているからだ。確実に授業に出ていないといけない時間がいくつかあると、その間の時間を有効活用しようという意識が働く。

そう言えば、大学に進学する前にギャップイヤーでマクドナルドでバイトしていた時も、バイトしている時の方がその他の時間も大切にして生活することができた。ましてや、マクドナルドの場合は、キッチンでの作業は時間効率化の権化みたいな動き方をしていて、フライヤーが上がるまでの3秒を節約するために別の作業をして、タスクの高速化を図っていた。

そんな感覚で、日常に戻るとタスクをもっと効率化できることに気づく。

時間を切ること。タスクを切ること。

僕は、最近メディア・イベント・ブログ・note・大学などいろんなTo doを抱える中で、もっと時間を効率化させる必要があると思った。単に、膨大な時間を空けるだけでは僕には時間をうまく使いこなせない。

作業の効率化のキーワードは時間を切ることとタスクを切ることだ。

時間を切るとは、単純にタスクに取り掛かる作業時間を決めること。それも短く決めることだ。例えば、「ブログを書く」というと長いものだと3時間かかる時もある。これを15分にするにはどうすればいいか。それには、タスクを切る必要がある。

ただ、「ブログを書く」こと一つとっても、その中に細分化されたタスクがある。僕の場合は、

記事のテーマを決める
タイトルを決める
導入文を書く
見出しを決める
リサーチする
本文を書く
写真を貼る
リンクを貼る
関連記事を貼る
投稿する
SNSに流す

など。インタビュー記事だったら、書き起こしや構成の作業も加わる。これを一気にまとめてやると時間がかかるが、パソコンに向かってこれを一から全部やらなくてもブログは書ける。

写真を貼ったり、リンクを貼ったり、関連記事を貼ったりすることはPCでやる方がベターだが、記事のテーマを決めるなんて歩きながらでもできるし、見出しもPCとスマホを同期したEvernoteにメモっておいて、導入文なんかもざっと電車の待ち時間なんかにスマホで書ける。

一つ一つのタスク自体は、5分とか10分とかで終わるから、結果それをまとめ上げて投稿するというタスク自体も時間はかからない。結果的にPCに向かってブログを更新すること自体には15分くらいで済ませることができる。

時間を切ることのメリット&タスクを切ることのメリット

メリットしかない。人間の集中力なんてものは、せいぜい50分程度だと言われたりもするが、正直持たない時はもっと短い。

それを5分だけ、10分だけと言われれば集中力が高い状態でタスクに取り掛かることができる。そして、一番集中力のいる本文を書く間に、「リンクを貼らなきゃ」とか「写真を探して・・・」みたいな頭を使わなくていいタスクに邪魔をされることもなくなるはずだ。

時間を細かく切って、タスクを細分化することは時間の効率化になり、生産性が上がる。

時間とタスクを切る上で重要なこと①一番「今やるべき」タスクを選ぶ

時間とタスクを切ると必然的にいろんなシチュエーションで作業をすることになる。10分の間でもタスクをするのだから、当然移動中の電車の中だったり、待ち合わせの時間だったり、飯食ってる間の時間だ。

そうなった時に、「今」やるべきことを賢く選択する必要がある。PCが開けない地下鉄の中で作業をするなら、集中力のいる重めのタスクよりは、むしろインプットに使った方がいい。僕の場合、通学の1時間の電車の中は必ず空いているので座れるが、ネットが繋がらないので書評用に本を読んで気になる部分をまとめたり、ボイスレコーダーに録音したインタビューの書き起こしなどのタスクをしている。

これを例えば、集中できる自宅や学校のライブラリーで書き起こしをするとなるとそれは、時間が勿体無い。書き起こししている間は、他のことをインプットできないし、頭を使う訳でもなく時間を拘束されるからだ。

アウトプットするタスクに限らず、インプットも当然学びだ。満員電車や洗濯してる間の手がうごさせない時は、ラジオやオーディオブックで学ぶのも生産性を上げる手だ。

ながらで出来るタスクと集中力が求められるタスクを、場所によって選択する必要がある。

時間とタスクを切る上で重要なこと②型をもつ

タスクを細分化する上で最も重要なことは、自分のフレームワーク(型)を持つことだ。

これは、隠居系男子の鳥居さんも言っていたので、参考にさせてもらっている。
▶︎毎日ブログを書くためには自分なりの型が必要。アイディアを型に流し込むとき、そこに“考える時間”が生まれる。

「ブログを書く」となった時に、毎回どんな記事を書こうか考えながら書いているのでは、やるべきタスクも分からない。先ほど細分化したようなタスクを自分で理解し、もっと言うと型に当てはめるように仕事をこなすようにする。

ブログの例を出したから、イベントの場合で例えると、「イベントを開催しよう」となった時にやることがぼんやりとしていて、完了させるのに時間がかかるタスクのように感じる。しかし、最初に考えるべきことは細分化すればこんなものだろう。

イベントを作る際のタスク・決定事項

イベントのコンセプト
日程と場所
ターゲット(リサーチする)
規模
料金設定
コンテンツ

これがイベントをやると決めた時点で考えるべきこと。それからリリースまでにすべきことは以下の感じ。

イベントリリースするまでのタスク

イベントの告知文
イベントの概要文
アンケートフォームを書く
事前に何人か参加者を誘っておく
SNSやブログに投稿する

リリースしてから開催までのタスクは以下。

イベントをリリースしてからのタスク

拡散してもらう
アンケートフォームから参加者を管理
参加者にリマインドを送る
イベントの詳細を更新する

あくまで一例だが、めちゃめちゃざっくりいうとこんな感じだ。だいたいやるべきことは、型になって分かっていれば、難しいことはない。さらに、「イベントの告知文」をとっても型があると効率化できる。僕の場合は、イベントは全て同じ型に沿って作る。

イベントの告知文の型(例)

挨拶&導入文
イベントの目的
詳細
主催
料金
日時
時間
場所
アクセス
連絡先
タイムテーブル
申し込み方法
協賛企業の方へ
問い合わせ

この型をいつも持ってるので、そこに流し込むだけだ。申し込みフォームも、イベントページも、参加者へのリマインドもすべてそれぞれの型がある。

効率化できるところは究極に効率化する。クリエイティブは隙間に生まれる。

タスクを切るだの型にはめるだの言っていると、作業みたいでクリエイティブなことがないって思う人もいるかも知れないが、僕はそうは思わない。効率化できるところを効率化し、その隙間にある頭を使わなきゃいけない部分に集中させることで、クリエイティブが生まれると思っている。

毎回、ゼロから文章を書く労力も、イベントを作る労力も勿体無い。それなら、中身をどういじるか、コンテンツをどう詰めるかというところに労力を割くべきだ。

まとめ

  • 仕事を効率化するには、時間を切ること。タスクを切ること
  • 今すべきタスクを正しく選ぶ
  • 自分のフレームワークを決めて、型に流し込む
  • 効率化できるところは効率化→クリエイティブを生む

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ABOUTこの記事をかいた人

たいと

ニューヨークの大学に留学中の23歳。 絵は描けないけど美大生。 『アートをもっと身近に』をテーマにアウトプット。海外生活や旅のことも書きます。 現在、ニューヨークで若者のクリエイターコミュニティを運営中。